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S/4HANA

SAP Geschäftspartner im ERP

Mit S/4HANA bringt SAP das aus anderen Bereichen bereits bekannte Geschäftspartner-Objekt auch für die klassischen ERP-Module FI, MM und SD in Stellung. Lesen Sie eine Zusammenfassung über die Struktur der Geschäftspartners und die möglichen Auswirkungen der Umstellung.

Benötigen Sie Hilfe bei der Analyse oder der Umstellung auf den SAP-Geschäftspartner? Zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren: Kontaktdaten.

Umfeld

Der Geschäftspartner ist keine neue Erfindung der SAP. In einigen Modulen (z.B. Banking, Treasury und CRM) wird der Geschäftspartner teilweise schon seit dem Ende der 90er Jahre verwendet.

Für die klassischen ERP-Anwendungen war die Nutzung des Geschäftspartners optional. Der überwiegende Teil der Kunden verwendet hier klassisch die Debitoren- und Kreditorenstammdaten (bzw. Kunden und Lieferanten).

Mit der Umstellung auf S/4HANA wird der Einsatz des Geschäftspartners verpflichtend.

Wesentliche Auswrikungen desssen sind unter anderem:

  • Die klassischen Dialoge für Kunden-/Lieferantenstamm bzw. Debitoren- und Kreditorenstamm entfallen, damit auch die Möglichkeit entsprechender BDC-Schnittstellen (Batch-Input, Call Transaction).
  • User-Exits und BAdIs der bestehenden Transaktionen werden nicht mehr durchlaufen.

Das hat sowohl Auswirkungen auf das Benutzererlebnis, als auch auf ggf. bestehende Kunden-Erweiterungen. Daher ist eine vorbereitende Analyse unerlässlich.

Struktur

Die Pflege der Geschäftspartnerdaten erfolgt über eine zentrale Transaktion (BP). Die Struktur des Geschäftspartners ist deutlich flexibler, als die der Kontokorrent-Stammdaten. So können z.B. mehrere Adressen und Adressverwendungen gepflegt werden. Einige Teilobjekte des Geschäftspartners können auch zeitabhängig verwaltet werden, d.h. sie erhalten einen Gültigkeitszeitraum (z.B. Adressen, Bankverbindungen).

Im Gegenzug verschwinden die bekannten Dialoge für die Pflege der Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten. Die Transaktionscodes sind in den neueren S/4HANA-Releases wieder vorhanden, verzweigen jetzt aber in den Geschäftspartner-Dialog.

Geschäftspartner-Typ

Jeder Geschäftspartner wird zu einem der drei Typen:

  • Organisation
  • Person
  • Gruppe

angelegt. Eine nachträgliche Änderung ist auf regulärem Wege nicht vorgesehen. Gruppen vor allem im Banking-Bereich verwendet, z.B. um eine Ehe oder Lebenspartnerschaft abzubilden.

Geschäftspartner-Rollen

Ein Geschäftspartner wird zunächst in einer Basis-Rolle angelegt, die es ermöglicht, die wesentlichen Daten des Geschäftspartners (Name, Adresse, Kontaktdaten, usw.) zu pflegen.

Anschließend kann der Geschäftspartner um Rollen erweitert werden, z.B.:

  • Kunde
  • Debitor
  • Lieferant
  • Kreditor
  • Ansprechpartner

In Abhängigkeit von der jeweiligen Rolle sind dann auch jeweils unterschiedliche Felder des Geschäftspartners verfügbar, d.h. über die Rollen werden u.a. verschiedene Sichten auf den Geschäftspartner abgebildet. Im Bedarfsfall ist auch die entsprechende Organisationseinheit (z.B. Buchungskreis, Vertriebsbereich) anzugeben, für die die Pflege erfolgen soll.

Über die Rolle wird auch bestimmt, ob zu einem Geschäftspartner ein Kunde/Debitor oder Lieferant/Kreditor generiert wird (s.u.).

Geschäftspartner-Beziehungen

Über eine Geschäftspartner-Beziehung können zwei Geschäftspartner miteinander verknüpft werden. So kann ggf. ein ganzes Geschäftspartner-Geflecht aufgebaut werden.

Ein klassisches Beispiel ist die Ansprechpartner-Beziehung, d.h. die Zuordnung einer Person (Ansprechpartner) zu einer Organisation (Unternehmen). Eine Beziehung ist gerichtet (z.B. “hat Ansprechpartner” und “ist Ansprechpartner von”) und jeweils an beiden Geschäftspartnern sichtbar und pflegbar.

An der jeweiligen Beziehung können auch zusätzliche Daten gepflegt werden. Im Falle des Ansprechpartners sind diese sogar relativ umfangreich und im Customizing kann eine eigene Bildsteuerung dazu eingestellt werden.

Zum Beziehungstyp kann auch eingestellt werden, welche Geschäftspartner-Typen über die entsprechende Beziehung miteinander verbunden werden dürfen. Auch kann die maximale Anzahl der Beziehungen zu diesem Beziehungstyp an einem Geschäftspartner eingeschränkt werden.

Customer-Vendor-Integration (CVI)

Verschwinden mit S/4HANA die Kontokorrent-Stammdaten (Debitor/Kreditor)? 

Die Pflege dieser Daten erfolgt in der zentralen Geschäftspartner-Transaktion. Allerdings werden die Daten weiterhin in den altbekannten Tabellen abgelegt (z.B. KNA1, LFA1, usw.), d.h. die Datenbasis bleibt weitgehend erhalten.

Die Synchronisation zwischen den Geschäftsobjekten Geschäftspartner und Debitor/Kreditor erfolgt über eine SAP-interne Schnittstelle, die als Customer-Vendor-Integration (CVI) bezeichnet wird. Die CVI-Schnittstelle existiert bereits im klassischen ERP. Die Synchronisation kann (je nach Konfiguration) in beide Richtungen erfolgen. Eine Änderungs des Geschäftspartners wird dann in die Debitoren-/Kreditorenkonten durchgereicht und umgekehrt.

Über die Ansprechpartner-Beziehungen (s.o.) werden auch die Ansprechpartner-Daten zu den Debitoren- und Kreditoren aufgebaut. Auch dieser Teil der Schnittstelle arbeitet bidirektional.

Auf welchen Geschäftsobjekten arbeiten zukünftig die Anwendungen SAP MM (Materialwirtschaft) und SAP SD (Vertrieb)?

In diesem Bereich ergeben sich keine bahnbrechenden Änderungen, d.h. der Kundenauftrag wird weiterhin zum Kundenstamm angelegt und die Bestellung weiterhin zum Lieferanten. Der Geschäftspartner spielt in diesen Anwendungen (auch im S/4HANA) aktuell keine Rolle. Ob sich dies langfristig ändern wird ist aus meiner Sicht offen, denn mit dem aktuellen Zustand lässt sich die Flexibilität der Geschäftspartner in diesen Anwendungen nicht nutzen.

Business Data Toolset (BDT)

Des gesamte Geschäftspartner-Dialog im Backend baut auf dem sehr flexiblen Business Data Toolset (BDT) auf. Dieses Dialog-Framework ermöglicht es, modifikationsfrei eigene Bilder, Abschnitte oder Sichten (über das Einbinden von Subscreens) im Geschäftspartner-Dialog zu implementieren.

Neben der Steuerung zum Bildaufbau existiert u.a. auch eine Zeitpunkt-Steuerung. Diese ermöglicht es eigene Funktionsbausteine einzuhängen, die zu vordefinierten Zeitpunkten aufgerufen werden. Über diese Funktionsbausteine gelingt es, den eigenen Dialog nahtlos in den bestehenden SAP-Dialog einzubinden. Dia Abbildung erfolgt hierbei über eine Funktionsgruppe.

Grundsätzlich wird zwischen partizipierenden Anwendungen und besitzenden Anwendungen unterschieden. Die partizipierenden Anwendungen erweitern z.B. SAP-Standardtabellen um eigene Felder. Das Lesen und die Speicherung dieser Daten wird durch die bereits existierende BDT-Umgebung sichergestellt. Besitzende Anwendungen binden z.B. eigene Tabellen in den Geschäftspartner-Dialog ein. Hier muss sich die eigene Anwendung auch um das Lesen und Speichern das Daten kümmern.

ERP-Konvertierung S/4HANA

Geschäftspartner im Gesamtprojekt

Grundsätzlich empfehle ich, die Umstellung auf den SAP-Geschäftspartner weit vor der S/4HANA-Umstellung durchzuführen, denn alle erforderlichen Komponenten existieren aktuell bereits im ERP. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

  • Die Umstellung wird von der ebenfalls komplexen S/4HANA-Umstellung zeitlich, fachlich und technisch entkoppelt.
  • Die erforderliche Abschaltzeit für die S/4HANA-Konvertierung kann ggf. erheblich verkürzt werden.
  • Die Anwender können sich bereits im Vorfeld an das neue Geschäftsobjekt und ggf. neue Prozesse gewöhnen. Dieser Punkt fällt dann nicht mit den Änderungen zusammen, die durch die S/4HANA-Einführung ergeben.

Einmalige Umsetzung

Nachdem die Customer-Vendor-Integration (CVI) konfiguriert wurde, werden in einem einmaligen Massenlauf die Geschäftspartner aus Debitoren- und Kreditorenstammdaten generiert. Ziel ist hierbei, dass die Geschäftspartner unter denselben Nummern geführt werden, wie der Kontokorrent-Stammdaten. Das ist allerdings nur umsetzbar, wenn sich zwischen den verwendeten Debitoren- und Kreditorennummern keine Überschneidungen ergeben.

Eine Systemkonvertierung des SAP-ERP in ein SAP-S/4HANA-System kann nur erfolgen, wenn die Geschäftspartner-Generierung vollständig abgeschlossen wurde.

Komplexe Systemlandschaften

Besondere Herausforderungen ergeben sich, wenn an das ERP-System ein CRM-System angeschlossen ist, Personalstammdaten verwendet werden oder Lieferantenstammdaten für Mitarbeiter geführt werden.

Hierdurch ergeben sich zusätzliche Schritte für die Umsetzung des Systems, bzw. das Vorgehen muss gegenüber der Standard-Strategie vollständig angepasst werden.